Les petites cases

Quelques considérations sur la notion de collection

Dans mon précédent billet, discutant l'expression « digital preservation », j'ai essayé de poser les bases de la gestion de l'information numérique pour en garantir la communication sur le long terme. J'ai ainsi cherché à démontrer que les tâches à effectuer pour l'information numérique ne différaient finalement pas de celles effectuées pour l'information sur le support traditionnel.

Dans ce billet, je voudrais faire quelques remarques sur la notion de collection (Amis, archivistes, j'espère que vous ne m'en voudrez pas d'avoir choisi cette terminologie, vous connaissez mon atavisme pour les bibliothèques ;-) ).

Constituer la collection

[Disclaimer : ce paragraphe s'adresse plutôt aux professionnels des systèmes d'information. Il en faut pour tous les goûts ;-)]

Depuis plusieurs années, on parle d'urbanisation des systèmes d'information pour désigner un travail de mise en cohérence des échanges et des processus au sein d'un SI. Si une organisation souhaite assurer l'accès aux informations qui transitent par ce SI au delà des cycles d'obsolescence technologique, elle devra en passer par un nouveau travail de mise en cohérence non plus des processus, mais de l'information elle-même. Et, évidemment, c'est là que le bât blesse dans la mesure où les SI sont constitués le plus souvent de silos applicatifs sans cohérence informationnelle entre eux et qui, de plus, enferment les informations dans une logique propre. L'enjeu de réfléchir à une « urbanisation » non plus des systèmes/applications mais de l'information des SI est un travail considérable.

Une organisation pourra s'équiper des meilleurs outils du domaine de « l'archivage » ou de la « préservation », elle ne réussira pas à assurer la continuité de l'accès si elle n'a pas identifié au sein de son SI des ensembles cohérents d'information qu'elle sera en mesure d'extraire des silos, de décrire et donc de gérer.

Pour effectuer ce travail, les organisations devront recruter des professionnels de l'information avec des profils assez proches des quatre profils décrits par le Gartner en début d'année : « Legal and IT hybrids », « digital archivists », « business information managers », « Enterprise information architects » voire changer complètement leur vision du système d'information en passant d'une logique applicative à une logique informationnelle. C'est bien tout l'enjeu d'une démarche orientée « données » ou « information ».

Comme les organisations n'ont pas encore pris conscience de ce travail et qu'il est préalable à tous les autres chantiers, autant le dire de suite, il s'agit encore d'un domaine de niche accessible aux quelques organisations déjà conscientes de ces problèmes pour le support traditionnel.

Maîtriser la collection

Afin de gérer la collection, c'est-à-dire d'en assurer la surveillance, l'entretien et la communication, les professionnels de l'information font porter leurs efforts sur deux tâches en particulier :

  • le stockage des unités documentaires dans un espace indépendant de leurs origines ou de leurs utilisations ;
  • la description de la collection dans toutes ses dimensions.

Bref, pour le dire autrement, ils doivent garder la main sur la collection et en maîtriser tous les aspects.

Il en va évidemment de même pour l'information numérique si ce n'est que les particularités de l'information numérique ajoutent des points d'attention. Le schéma suivant donne une vue des différents points à maîtriser.

Les différents points à maîtriser pour assurer la gestion de données numériques sur le long terme

Quels sont les moyens à mettre en œuvre pour réussir à maîtriser ces différents points ? C'est ce que nous verrons dans le prochain billet.

Management de l'information Système d'information Causeries — 

Commentaires

Je ne regrette pas mon récent abonnement à ce blog. Merci pour cette note qui va m'aider à renforcer une réflexion dans ce sens que je mène avec un client.

De rien et merci à vous, mais ne le dites pas trop fort, mon employeur risquerait de l'entendre et il ne comprendrait pas ;-)